報告書の書き方

報告書は、上司からの命令や指示を実行したときなど、業務の結果を報告するためのものです。口頭ではなく、文書で報告するのは、報告がトップクラスまでいく場合、記録や保存が必要な場合のほか、会議の出席者など多数の人に対して報告する場合などが、あげられます。

いずれにしても、報告書は、読み手にとって読みやすいものでいけません。報告をうける上司は大量の報告書を読む立場にあるため、出来る限り簡潔にわかりやすい報告書を提出するようにします。また、他部署の人や多数の人が読む場合にも、読み手によって解釈が異なるようなあいまいで、誤解を招くような表現があっては、困ります。

そのためには、ダラダラとした文章ではなく、読みやすい文体で簡潔な文章を書くことが大切です。また、項目ごとに小見出しをつけたり、箇条書きにするなどの工夫もするとよいでしょう。

また、報告書は、事実を正確に伝えることが重要で、金額や数字を正確に記すほか、文章もあいまいな表現は避け、内容が正確に伝わるよう、心がけましょう。

次のような点に気をつけて、簡潔、明瞭、正確な報告書を書くようにしましょう。

１）報告書を書く前に、報告書の目的と提出相手、過去の経緯や現状を十分把握し、問題の本質をとらえてから取り掛かります。報告すべき内容のみを書きます。

２）５Ｗ２Ｈ（いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら）を押さえて、簡潔で分かりやすい文章を書き、あいまいな表現は避けます。

３）短文で箇条書きにしたり、何項目かに分けて項目ごとに小見出しをつけるなど、要点をわかりやすく記述するよう工夫します。

４）事実を正確に伝えます。金額や数字を正確に記するほか、データ（写真、図表など）や引用文は添付書類とし、その出所を明記します。

５）報告書が長い文章になる場合は、初めに要約文をつけます。