報告書の書き方

報告書は、上司からの命令や指示を実行したときなど、業務の結果を報告するためのものです。口頭ではなく、文書で報告するのは、報告がトップクラスまでいく場合、記録や保存が必要な場合のほか、会議の出席者など多数の人に対して報告する場合などが、あげられます。

いずれにしても、報告書は、読み手にとって読みやすいものでいけません。報告をうける上司は大量の報告書を読む立場にあるため、出来る限り簡潔にわかりやすい報告書を提出するようにします。また、他部署の人や多数の人が読む場合にも、読み手によって解釈が異なるようなあいまいで、誤解を招くような表現があっては、困ります。

そのためには、ダラダラとした文章ではなく、読みやすい文体で簡潔な文章を書くことが大切です。また、項目ごとに小見出しをつけたり、箇条書きにするなどの工夫もするとよいでしょう。

また、報告書は、事実を正確に伝えることが重要で、金額や数字を正確に記すほか、文章もあいまいな表現は避け、内容が正確に伝わるよう、心がけましょう。

次のような点に気をつけて、簡潔、明瞭、正確な報告書を書くようにしましょう。

１）報告書を書く前に、報告書の目的と提出相手、過去の経緯や現状を十分把握し、問題の本質をとらえてから取り掛かります。報告すべき内容のみを書きます。

２）５Ｗ２Ｈ（いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら）を押さえて、簡潔で分かりやすい文章を書き、あいまいな表現は避けます。

３）短文で箇条書きにしたり、何項目かに分けて項目ごとに小見出しをつけるなど、要点をわかりやすく記述するよう工夫します。

４）事実を正確に伝えます。金額や数字を正確に記するほか、データ（写真、図表など）や引用文は添付書類とし、その出所を明記します。

５）報告書が長い文章になる場合は、初めに要約文をつけます。

医療や介護の分野や工場などで「ヒヤリハット報告書」という報告書を取り入れることが増えているようです。

「ヒヤリハット報告書」は、その名の通り「ヒヤリ」としたり、「ハッ」としたりした出来事を報告するものです。

「事故報告書」とは異なり、事故には至らずに、ヒヤリとするところですんだという出来事について「いつ」「どこで」「何が」起きたか、また「その後どうしたか」を記入するものです。また、今後、同じ出来事を繰り返さないためには、どうすればよいかも書くようになっています。

このように、事故の一歩手前の出来事を認識することで、事故がおきる原因を把握することができ、それにより、事故を防止できるという効果があります。

事故防止で大切なのは原因を見つけて、それにどう処理するかということですが、そのために、「ヒヤリハット報告書」を取り入れるとよいでしょう。

ヒヤリハット報告書を作成する場合は、医療の現場なのか、工場などの生産部門なのかによって、当然、必要となる項目は異なってくると思いますが、インターネット上にヒヤリハット報告書のテンプレートがダウンロードできるサイトもあるので利用し、そういったテンプレートを参考に、適切な「ヒヤリハット報告書」のフォーマットを作成するといいですね。

株式会社が作成しなければいけない書類には、貸借対照表、損益計算書のほか、営業報告書があります。

営業報告書の記載方法については、商法施行規則第103条から第105条に以下のように規定されています。

1. 主要な事業内容、営業所および工場、株式の状況、従業員の状況そのほかの計算書類作成会社の現況


2. その営業年度における営業の経過および成果（資金調達の状況および設備投資の状況を含む）


3. 親会社との関係、重要な子会社の状況そのほかの重要な企業結合の状況（その経過および成果を含む)


4. 過去3年間以上の営業成績および財産の状況の推移ならびにこれについての説明


5. 計算書類作成会社が対処すべき課題


6. その営業年度の取締役および監査役の氏名、地位および担当または主な職業


7. 上位7名以上の大株主およびその持株数の数ならびに当該大株主への出資の状況（議決権の比率を含む）


8. 主要な借入先、借入額および当該借入先が有する計算書類作成会社の株式の数


9. 自己株式の取得、処分などおよび保有に関する状況


10. 商法第266条第12項または同法第266条第19項（取締役・社外取締役の賠償責任の限度額の定め）の定款を定めた計算書類作成会社にあっては、取締役に支払った報酬そのほかの職務遂行の対価である財産上の利益の額および監査役に支払った報酬そのほかの職務遂行の対価である財産上の利益の額


11. 決算期後に生じた計算書類作成会社の状況に関する重要な事実

このように、営業報告書は会社の状況に関する重要な事項を報告する文書といえます。日本公認会計士協会や日本経団連が公表している営業報告書のひな型が参考になります。

また、営業報告書のテンプレートが用意されているサイトもありますので、テンプレートを参考に必要な事項を追加して、各企業に適切な営業報告書の作成に利用するとよいでしょう。

例えば、こちらのサイトで、営業報告書のテンプレートがダウンロードできます。

http://www.keikakuhiroba.net/service/format/71.html

会議報告書の文例です。

会議報告書の目的は、その会議に出席していない人にも、会議の概要、審議事項、決定事項を知らせることです。会議報告書を書くときは、議題、日時、場所、出席者、内容等について項目を立て、箇条書きでわかりやすくまとめます。内容について、決定事項がたくさんあるときには、さらに箇条書きにしてまとめると分かりやすくなります。

ダラダラと長い文章で説明するのではなく、要点をわかりやすくまとめるようにしましょう。



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　　　　　　新製品ＸＸ宣伝会議報告書

　標記の会議を開催いたしましたので、ご報告いたします。


　　　　　　　　　　　記


１．議題　　各媒体における効果的宣伝企画

２．日時　　平成Ｘ年Ｘ月Ｘ日　午前１時〜３時

３．場所　　本社　501会議室

４．出席者　宣伝部...
　　　　　　ＡＢＣ広告社...
　　　　　　コピーライター...
　　　　デザイナー...

５．内容　（決定）新聞　...発売日に全○段広告
　　　　　　　　　　　　　（掲載は前例に準じ、ＸＸ新聞、△△新聞の２紙）

　　　　　（検討）フリーペーパー...販売店店頭置きＸＸ部
　　　　　　　　　　　　　（若年層向き商品であることから新機軸として）



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上


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次は、事故報告書の書式です。

まず、標題は「事故報告書」とします。

提出日、事故報告書の作成者の氏名と所属を書く欄をもうけ、その下には、閲覧者が捺印する欄をもうけます。事故報告書は直属の課長だけではなく、次長や部長まで見るものですので、下の例のように捺印欄をもうけます。

必要となる項目は、発生日時、発生場所、事故原因、事後処理、対策・所感です。

事故報告書は、事故処理のためや、保険申請のために必要なもので、始末書やお詫びの文章とは異なります。事故の原因を追究するためのものでもありません。

ですから、事実だけを簡潔に書くようにします。

「私の監督不行き届きで」といったお詫びの文章や「けが人がなくてよかった」といった感想は不要なので、書く必要はありません。


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　　　　　　事故報告書

　　　提出日　平成１９年Ｘ月Ｘ日

　　　所属　　ＡＢＣ工場　配送担当

　　　作成者　田中　太郎


部長　次長　課長　担当

（印）（印）（印）（印）


発生日時 平成１９年Ｘ月○日

発生場所　　ＡＢＣ工場　敷地内

事故状況　　製品搬送トラックへの完成品荷積み作業中
　　　　　　約３０個の３号段ボールが荷崩れのため落下。
　　　　　　商品の一部、８個が破損。
　　　　　　作業員に怪我人はなし。


事故原因　　作業員声かけ確認の不徹底による。


事後処理　　検品後、再梱包処理。破損品はＸ日現在
　　　　　　倉庫保管中。


対策、所感　　原因となった確認作業の徹底を行う。